15 dicas para ser mais produtivo e para ter mais tempo para si e para a sua família

No Dia Mundial da Produtividade descubra como encontrar o work-life balance.

A 20 de junho celebra-se o Dia Mundial da Produtividade. Todos queremos ser muito produtivos, mas atenção! isso não significa trabalhar mais horas. Significa sim, aproveitar todos os minutos do tempo destinado ao trabalho para… trabalhar. O mesmo se aplica ao nosso dia-a-dia com as nossas tarefas domésticas, com os filhos ou em qualquer outra circunstância.

Portugal está longe da Média europeia (UE27) em matéria de produtividade do trabalho por hora de trabalhado. Em 2021, na Europa cifrou-se em 41,2 euros, enquanto em Portugal nos ficámos pelos 23,5 euros (dados provisórios). Ainda há um longo caminho a percorrer, mas cada um de nós pode fazer o seu quinhão.

Partilhamos consigo 15 dicas que as pessoas mais produtivas fazem. Ou pelo menos dizem que fazem.

O que é a produtividade?

A produtividade é o equivalente à eficácia. Ou seja, neste contexto, fazer o trabalho e concluí-lo dentro do prazo determinado. A eficiência é a forma como esse resultado é alcançado.

Naturalmente, estão interrelacionados. Aumentar a produtividade é reduzir o tempo gasto para concluir determinada tarefa ou mantendo os níveis de qualidade, sem acréscimo de recursos (humanos, financeiros, etc).

Em suma, produtividade é fazer mais com menos.

O que fazem as pessoas altamente produtivas?

Certo dia, um perito em metodologias Agile aconselhou-me a programar apenas seis horas de trabalho em cada dia. Perguntei: «Mas isso é de preguiçoso. O que faço nas outras duas horas?» O perito disse-me: «está descansada que entre chamadas e fogos para apagar, essas duas horas se preenchem por si». Tive dificuldade em acreditar. Mas passei a fazê-lo e a minha produtividade aumentou ao reduzir o estresse de ter demasiadas coisas planeadas para o mesmo dia e por ver que o que tinha planeado de facto foi feito e, surpresa, entretanto já passaram oito horas.

Sendo assim, as fontes que nos dizem o que fazem as pessoas altamente produtivas são variadas, mas escolhemos uma. A lista de Kevin Kruse, disponível em vários sítios na Internet. É de 2016, mas não perde a atualidade.

Assim, as pessoas mais produtivas:

1. Focam-se nos minutos: há 1440 minutos por dia. Invista cada um deles intencionalmente;

2. Estabelecem prioridades diárias: Identifique as coisas mais importantes que tem a fazer e trabalhe nelas durante duas horas por manhã;

3. Não usam listas de «A fazer»: Livre-se da sua lista “to-do”, em vez disso inclua as tarefas na sua agenda;

4. Combatem a procrastinação com viagens no tempo: não se pode confiar no seu futuro-eu O que pode fazer agora para assegurar que o seu futuro-eu vai fazer a coisa correta?;

5. Chegam a casa a tempo de jantar: Há sempre algo mais que pode ser feito. Bloquei as suas prioridades no tempo e tenha um fim de dia sem se sentir culpado;

6. Usam cadernos: Registe tudo no seu caderno para que a sua mente fique livre. Depois insira os “to-do” no calendário;

7. Só verificam o correio eletrónico três vezes por dia: não permita que o correio eletrónico ou as redes sociais interrompam o seu fluxo de trabalho. Calendarize a hora para ler e responder a mensagens de correio eletrónico (ou WhatsApp, que se tem vindo a tornar uma ferramenta complementar ao correio eletrónico;

8. Evitam reuniões a todo o custo: Não tenha reuniões. Se tiver de ser, tente que sejam curtas e faça para que as pessoas estejam em pé;

9. Dizem «não» a quase tudo: Todos os «sim» são de facto «não» para qualquer outra coisa. Diga não a tudo o que esteja afastado das suas áreas prioritárias;

10. Seguem a regra dos 80/20: 80% dos resultados resultam de apenas 20% das atividades. Identifique esses 20% e elimine o resto;

11. Delegam ou subcontratam quase tudo: Identifique a sua competência que o torna único, utilize-a e delegue tudo o resto;

12. Têm temas de trabalho para os dias da semana: Programe cada dia da semana para se focar em determinados aspetos. Por exemplo, segunda-feira para reuniões, sexta-feira para tratar de trabalho administrativo. Crie blocos de tarefas para cada dia;

13. Só tocam nas coisas uma vez: se algo demora menos de 10 minutos a fazer, faça-o de imediato.

14. Têm uma rotina matinal consistente: Acorde cedo e dê-se a si mesmo 60 minutos para tratar da sua saúde mental, física e espiritual.

15. Não pensam em tempo. Focam-se na energia: Maximize a sua energia para maximizar a produtividades. Foque-se em dormir, na alimentação equilibrada, no exercício, nas pequenas pausas durante o dia.

É mais fácil dizer que fazer, mas o redator deste artigo tem vindo, ao longo dos anos, a adotar estas dicas. E resulta mesmo. Comece por uma ou duas, solidifique-as nas suas rotinas e vá acrescentando as outras gradualmente. Se começar a fazer tudo de uma vez vai estar demasiado preocupado em verificar se está a cumprir tudo em cada dia e acaba por ter o resultado inverso: menos produtividade.

O que pode afetar a produtividade?

Outros autores assinalam fatores que contribuem para diminuir a produtividade. A falta de motivação e baixa capacidade de concentração são dois fatores importantes, mas a falta (ou fraca) qualidade de comunicação, a falta de formação, a falta de planeamento, a falta de condições de conforto no local de trabalho, as distrações com correio eletrónico e redes sociais e até problemas de saúde afetam a produtividade.  

Se alguns destes fatores dificilmente podem ser ultrapassados, a maioria deles consegue-se. Haja vontade. Basta olhar para o ponto anterior e para a lista do que fazem as pessoas altamente produtivas. E não se escuse a tirar dúvidas junto de quem é mais produtivo. 

O que se ganha com mais produtividade?

Nas empresas consegue-se maior eficiência dos processos, otimização de custos, de tempo e de recursos, aumento da qualidade dos produtos e serviços. Finalmente, contribuir para o aumento da competitividade do País.

A nível pessoal, vai ter mais qualidade de vida, menos estresse, mais tempo de lazer, para si e para a sua família e maior satisfação pessoal. E, quem sabe, uma promoção?

E ainda, utilize apps para o ajudar a aumentar a sua produtividade!

Damos apenas cinco exemplos:

Trello: permite tomar notas, guardar ideias, fazer listas, adicionar cartões. Estes podem ser partilhados com outros para potenciar quer o trabalho em equipa quer individual.

Toggle: é uma ferramenta de controlo de tempos que permite numa segunda fase analisar onde se está a gastar mais tempo e tomar medida. Os resultados dos relatórios ajudam a calcular orçamentos/valor hora.

Asana: aplicação de produtividade ideal par aquém trabalha em equipa. Pode criar projetos, adicionar quem trabalha nesses projetos e as tarefas a concretizar.

Evernote: Esta aplicação é um bloco de notas que lhe permite tirar e organizar apontamentos, arquivar documentos e aceder a tudo no smartphone, no computador ou no tablet.

Calendário integrado: Sincronize as suas agendas no computador, no telefone, nos vários endereços de correio eletrónico e evite deixar passar um prazo ou uma reunião importante.

Recorrer à Maxfinance para consultar o mercado em caso de necessidade!

Como diz o ponto 11 das dicas de Kevin Kruse: As pessoas altamente produtivas delegam ou subcontratam quase tudo.

Por isso, na hora de procurar o melhor Crédito à Habitação, consulte os franchisados da MaxFinance para o ajudar nessa tarefa. Afinal, a competência maior de um intermediário de crédito, onde é mais produtivo, é encontrar a melhor solução para o cliente.